Archive Mail Là Gì

  -  

Bài viết này sẽ lý giải cách lưu lại trữ thư điện tử trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bạn dạng khác của Outlook. Các bạn sẽ học cách cấu hình từng folder với cài đặt lưu trữ tự động hóa hoặc vận dụng các cài đặt tương tự cho tất cả các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook bằng tay và biện pháp tạo thư mục tàng trữ nếu nó không mở ra tự động.

Bạn đang xem: Archive mail là gì

Nếu vỏ hộp thư của doanh nghiệp quá những dữ liệu, thì đó chính nguyên nhân để lưu giữ trữ thư điện tử cũ, nhiệm vụ, chú thích và các mục khác để giữ Outlook của bạn chuyển động nhanh chóng với sạch sẽ. Đó cũng đó là lúc tính năng tàng trữ của Outlook ra đời. Nó bao gồm sẵn trong toàn bộ các phiên bạn dạng của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và các phiên phiên bản trước đó. Nội dung bài viết này, Excel Online đang dạy cho chính mình cách giữ trữ email và các mục khác trong các phiên bạn dạng khác nhau một cách tự động hóa và thủ công.


Xem nhanh


Lưu trữ trong Outlook là gì?Thời gian hết hạn mặc định của tính năng tự động lưu trữ vào OutlookTắt tính năng tự động lưu trữ vào Outlook

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và tự động lưu trữ) dịch chuyển các email, các bước và lịch cũ lịch sự thư mục giữ trữ, được lưu lại trữ tại phần khác bên trên ổ cứng của bạn. Về khía cạnh kỹ thuật, việc tàng trữ sẽ chuyển những mục cũ từ bỏ tệp .pst chính vào một trong những tệp archive.pst đơn lẻ mà chúng ta có thể mở từ Outlook bất kể lúc nào bạn cần. Nhờ vậy, form size Outlook sẽ sụt giảm và có thêm phần nhiều trống trên ổ C: (nếu chúng ta chọn lưu trữ tệp giữ trữ ở đâu đó).

Tùy nằm trong vào cách các bạn định cấu hình nó, Outlook Archive có thể thực hiện trong những nhiệm vụ sau:

Di chuyển e-mail và những mục không giống từ thư mục hiện tại của họ vào thư mục lưu lại trữ.

Xóa vĩnh viễn các email cũ và những mục khác ngay trong khi chúng đang vượt qua thời kỳ lưu trữ cài đặt.

5 điều nên biết về Outlook Archive:

Để tránh nhầm lẫn với để kị những thắc mắc như “Tại sao tôi giữ trữ tự động trong Outlook của tôi không hoạt động?” cùng “Email lưu trữ của tôi ở chỗ nào trong Outlook?” Hãy nhớ phần nhiều điều đơn giản và dễ dàng sau.Đối với đa số các một số loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ toàn bộ email, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú trong một tệp .pst được call là tệp tin Outlook. PST là loại tập tin duy nhất hoàn toàn có thể được giữ trữ. Ngay trong lúc một mục cũ được di chuyển từ tệp .pst chủ yếu vào tệp archive.pst, tệp này sẽ tiến hành hiển thị trong folder Outlook Archive thư mục và không hề tồn trên trong thư mục gốc nữa.Lưu trữ không hệt như xuất tệp tin. Xuất các bản sao các mục gốc sang tệp xuất, cơ mà không xóa chúng khỏi thư mục hiện tại tại, cũng không hẳn từ tệp .pst chính.Một tập tin tàng trữ không giống như sao lưu giữ Outlook. Nếu bạn muốn sao lưu những mục đã tàng trữ của mình, các bạn sẽ phải chế tác một bạn dạng sao tệp archive.pst và tàng trữ nó ở 1 vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive.Địa chỉ contact không được tự động hóa lưu trữ trong bất kỳ phiên phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ folder Danh bạ theo phong cách thủ công.

Nếu bạn tài năng khoản Outlook Exchange với vỏ hộp thư lưu trữ trực tuyến, tàng trữ trong Outlook sẽ ảnh hưởng vô hiệu.


*
Thư mục lưu trữ sẽ hiển thị tức thì trong danh sách những thư mục:

*

Khi thư mục Archive sống đó, bạn cũng có thể tìm và mở những mục đang lưu trữ của khách hàng như hay lệ. Để tìm kiếm kiếm trong kho lưu trữ Outlook, nên lựa chọn thư mục Archive trong thanh Điều hướng cùng gõ văn bạn dạng tìm kiếm của chúng ta vào hộp Tìm kiếm cấp tốc (Instant Search).

*

Để xóa thư mục Archive khỏi list thư mục của bạn, nhấp chuột phải vào nó, sau đó bấm Đóng Archive. Đừng lo vị nó đã chỉ vứt bỏ thư mục Archive từ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa các tập tin lưu trữ thực tế. Bạn sẽ có thể khôi phục lại thư mục Archive vào Outlook của mình bất cứ lúc nào bạn cần bằng cách thực hiện các bước trên.

Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng auto lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và vứt chọn vỏ hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.

Cách tàng trữ trong Outlook bằng tay thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Nếu bạn không muốn lưu trữ tự động, bạn cũng có thể lưu trữ email và các mục khác theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn. Bằng phương pháp này, bạn có thể kiểm soát nhiều hơn so với những mục nên lưu giữ với mục làm sao để dịch rời đến kho giữ trữ, nơi tàng trữ tệp lưu giữ trữ, v.v …

Hãy chú ý rằng không giống như tính năng tự động hóa lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu giữ trữ thủ công là một các bước một lần, và các bạn sẽ cần lặp lại các bước dưới đây mỗi khi bạn muốn di chuyển các mục cũ vào kho lưu lại trữ.

Trong Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010 với Outlook 2013, hãy nhấp vào file > Cleanup Tool > Archive…
*

Nếu bạn muốn lưu trữ toàn bộ email, lịch và công việc, nên chọn thư mục gốc trong vỏ hộp thư Outlook của bạn, có nghĩa là thư mục ở đầu danh sách thư mục của bạn. Theo mặc định, từ bỏ phiên bạn dạng Outlook 2010 trở đi, thư mục gốc được hiển thị dưới dạng địa chỉ email của bạn (tôi đã đổi tên tôi thành Svetlana như diễn đạt trong ảnh chụp màn hình hiển thị dưới đây):

*

Và sau đó, tùy chỉnh một vài thiết đặt như sau:

Trong Mục lưu trữ các mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó rất có thể được di chuyển đến thư mục lưu lại trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi địa điểm mặc định của tệp lưu lại trữ.Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ các mục bị nockout trừ khỏi tàng trữ tự động, hãy chọn mục bao gồm các vỏ hộp kiểm “Không tàng trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, chọn OK, với Outlook sẽ bước đầu tạo một kho lưu trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quy trình hoàn tất, thư mục tàng trữ sẽ xuất hiện thêm trong Outlook của bạn.

Lưu ý: 

Để tàng trữ một vài thư mục bằng các thiết đặt khác nhau, ví dụ: Giữ những mục trong thư mục Đã gửi của người tiêu dùng lâu rộng trong thư mục phiên bản nháp, lặp lại các bước trên cho từng thư mục cô quạnh và lưu toàn bộ các thư mục vào cùng một tệp archive.pst. Nếu như bạn chọn sinh sản một vài ba tệp tin tàng trữ khác nhau, mỗi tệp đang thêm thư mục lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn.Outlook Archive duy trì cấu trúc thư mục hiện tại có. Ví dụ: nếu khách hàng chọn tàng trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó tất cả thư mục gốc, một thư mục cội rỗng sẽ tiến hành tạo trong kho lưu lại trữ.

Các tệp tàng trữ Outlook Archive lưu ở đâu?Như vẫn biết, lưu trữ Outlook là một trong những loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được tự động hóa tạo khi lưu lại trữ auto lần thứ nhất chạy hoặc khi chúng ta lưu trữ e-mail theo bí quyết thủ công.Vị trí tệp lưu giữ trữ nhờ vào vào hệ quản lý điều hành được cài bỏ trên máy tính của bạn. Trừ khi bạn biến hóa vị trí khoác định khi cấu hình cài đặt lưu trữ, chúng ta có thể tìm tệp lưu trữ ở giữa những nơi sau:

Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive.pstWindows XP C:Documents & Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pstĐối với các phiên bản từ Outlook 2007 trở về trướcVistaWindows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pstWindows XP C:Documents và Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụngAppData là những thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> folder Options, đưa sang tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files và folders.

Cách tìm địa chỉ tệp lưu trữ trên thứ của bạn

Nếu chúng ta không thể tra cứu thấy tệp .pst tệp lưu trữ ở ngẫu nhiên vị trí nào ở trên, rất rất có thể bạn đã chọn tàng trữ ở địa điểm khác khi định cấu hình setup lưu trữ trường đoản cú động.

Dưới đó là một cách mau lẹ để xác định đúng mực vị trí lưu trữ Outlook của bạn: nhấn vào phải vào thư mục tàng trữ trong list thư mục, kế tiếp chọn Open file Location. Làm việc này đang ngay nhanh chóng mở thư mục tàng trữ tệp .pst đã lưu trữ của bạn.

*

Nếu các bạn đã tạo thành một vài ba tệp tin tàng trữ khác nhau, bạn cũng có thể xem toàn bộ các địa chỉ trong nháy mắt theo phong cách sau:

Nhấp vào file > tài khoản Settings > tài khoản Settings.Trong hộp thoại tài khoản Settings, đưa sang tab Data FilesTrong số những tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí bây giờ của tệp archive.pst (hoặc ngẫu nhiên tên như thế nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn).Để tới thư mục đựng một tệp tàng trữ nào đó, nên lựa chọn tệp tin ước muốn và nhấp vào open File Location.

*

Một vài ba mẹo với thủ thuật tronng lưu trữ Outlook

Ở phần trên, chúng ta đã nhắc đến những điều cần thiết của Outlook Archive. Còn giờ là dịp để khám phá những thủ pháp khác.

Cách thay đổi vị trí hiện bao gồm của tệp tàng trữ Outlook của bạn

Nếu vì tại sao nào đó bạn phải di đưa vị trí tàng trữ hiện trên của Outlook, chỉ cần di gửi tệp .pst vẫn lưu trữ vào trong 1 thư mục mới sẽ tạo nên tệp tin archive.pst new được tạo ở đoạn mặc định vào lần tiếp theo khi Outlook AutoArchive của người tiêu dùng chạy.

Để dịch rời thư mục tàng trữ của Outlook hãy triển khai theo công việc sau.

Tắt tàng trữ trong Outlook

Để ngắt kết nối thư mục lưu trữ Outlook, hãy bấm chuột phải vào thư mục lưu trữ gốc trong danh sách thư mục với nhấp vào Close Archive.

*
Mẹo. Nếu thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện thêm trong danh sách thư mục của bạn, bạn cũng có thể tìm vị trí của chính nó qua File> tài khoản Settings> account Settings> Data Files tab, lựa chọn tập tin .pst sẽ được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Thao tác này đang chỉ ngắt liên kết kho tàng trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Xem thêm: Thế Nào Là Monogram Là Gì ? Ứng Dụng Của Chúng Như Thế Nào? Ứng Dụng Của Monogram Và Mẹo Thiết Kế Logo

Di đưa tệp tàng trữ đến vị trí các bạn muốn.

Đóng Outlook, duyệt mang đến vị trí của tệp .pst sẽ lưu trữ của chúng ta và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Khi kho lưu trữ Outlook của khách hàng được sao chép, bạn có thể xóa tệp gốc. Khoác dù, một cách bình yên hơn vẫn được thay tên nó thành kho-old.pst với giữ cho đến khi bạn đã chắc chắn rằng các tập tin coppy đang làm cho việc.

Kết nối lại tệp archive.pst đã làm được di chuyển

Để liên kết lại tệp lưu trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File…, coi xét tới vị trí new của tệp lưu trữ của bạn, lựa chọn tệp với nhấp vào OK để kết nối. Folder Kho tàng trữ sẽ ngay nhanh chóng hiển thị vào danh sách những thư mục của bạn.

Thay đổi thiết đặt Outlook tự động hóa Archive của bạn

Cuối thuộc là sửa đổi cài đặt đặt tự động lưu trữ để giờ Outlook sẽ dịch chuyển các mục cũ sang trọng vị trí bắt đầu của tệp .pst đã được lưu trữ của bạn. Giả dụ không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác tại vị trí ban đầu.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tệp tin > Options > Advanced > AutoArchive Settings… hãy chắc hẳn rằng rằng các bạn đã lựa chọn chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse với trỏ cho vị trí bạn đã lưu lại tệp tàng trữ Outlook.

Cách xóa thư mục sẽ xóa và email rác tự động

Để tự động xóa các mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items với Junk E-mail, hãy để Outlook AutoArchive chạy từng vài ngày và sau đó thiết lập cho những thư mục trên:

Nhấp chuột đề nghị vào thư mục Deleted Items folder và nhấp vào Properties > AutoArchive.Chọn thư mục lưu trữ thư mục này bằng phương pháp sử dụng các setup này và chọn số ngày bạn muốn để có tác dụng sạch những mục cũ hơn.Chọn Xóa lâu dài mục cũ và nhấp vào OK.

*

Lặp lại quá trình trên đối với thư mục Junk Email

Chú thích. các mục cũ hơn sẽ bị xóa sổ các thư mục Rác với Xóa các mục trong đợt chạy auto tiếp theo. Ví dụ nếu như khách hàng đã sở hữu đặt auto lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, các thư mục sẽ được thiết kế sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn có nhu cầu xoá những email rác liên tiếp hơn, hãy để một khoảng thời hạn ít hơn đối với tính năng auto tự động tàng trữ của Outlook.

Cách lưu giữ trữ thư điện tử theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive khẳng định tuổi thọ của thư mục ngày nhấn / ngày ngừng hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khoản thời gian nhận được một thư điện tử hoặc đánh dấu một quá trình hoàn thành, chúng ta thực hiện bất kỳ thay đổi cho một mục (ví dụ như nhập xuất xắc xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, khắc ghi là sẽ đọc hoặc không đọc), ngày sửa thay đổi cũng sẽ biến đổi và mục đã đó cũng không được chuyển mang đến thư mục đang lưu cho đến khi tuổi thọ của bọn chúng kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ lỡ ngày sửa đổi, bạn có thể cài đặt lưu trữ theo các ngày sau:

Emails – ngày nhậnLịch- lịch những cuộc họp, sự kiện hoặc buổi chạm chán gỡCông việc – ngày trả thànhGhi chú – ngày sửa đổi cuối cùngNhật ký hành trình – ngày chế tạo lập

Ghi chú. Giải pháp này yêu cầu thay đổi đăng ký trước đó, vì vậy lời răn dạy là hãy áp dụng nó rất cẩn thận vì những vấn đề nghiêm trọng hoàn toàn có thể xảy ra giả dụ sửa thay đổi không bao gồm xác. Để cẩn thận, hãy lưu giữ sao lưu đăng ký trước khi sửa đổi nó. Giả dụ bạn làm việc trong môi trường thiên nhiên doanh nghiệp, tốt hơn là bạn nên để quản trị viên của doanh nghiệp làm việc này để bảo đảm an toàn an toàn.

Đối với người mới sử dụng, hãy kiểm soát phiên bản Outlook của bạn. Nếu bạn đang áp dụng Outlook 2010, hãy chắc hẳn chắn thiết đặt hotfix tháng tư năm 2011 cho Outlook 2010 và người dùng Outlook 2007 rất cần phải cài đặt bạn dạng hotfix mon 12 năm 2010. Outlook 2013 cùng Outlook năm nhâm thìn không yêu cầu bất kỳ bạn dạng cập nhật bổ sung nào.

Còn bây giờ, hãy làm theo các bước dưới phía trên để tạo ra đối số đăng ký rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong hộp tìm kiếm, và nhấn OK.Tìm và chọn khoá đk sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: trong Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook PreferencesTrên thực đơn Edit, trỏ loài chuột vào New, lựa chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime cùng nhấn Enter. Hiệu quả thu được như sau:

*

Nhấp chuột phải vào giá bán trị mới được tạo nên ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong những Dữ liệu giá trị hộp, và tiếp đến bấm OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi động lại Outlook để những thay đổi có hiệu lực. Vậy là xong!

Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không vận động – nguyên nhân và biện pháp khắc phục

Nếu lưu trữ trong Outlook hoặc auto lưu trữ không chuyển động như ý muốn đợi hoặc bạn chạm mặt sự cụ khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, những mẹo hạn chế và khắc phục sự núm sau đây hoàn toàn có thể giúp bạn xác minh nguồn của sự việc cố.

Tuỳ chọn tàng trữ và Tự giữ trữ không có trong Outlook

Có nhiều kỹ năng bạn đang áp dụng hộp thư Exchange vps hoặc tổ chức của người sử dụng có chính sách lưu duy trì thư nhằm ghi đè lên trên tính năng tự động lưu trữ của Outlook, Ví dụ: cai quản trị viên của công ty đã loại bỏ hóa chúng để làm Group Policy. Vào trường đúng theo này, hãy kiểm tra chi tiết với quản ngại trị viên khối hệ thống của bạn.

Tự động lưu trữ được định thông số kỹ thuật nhưng không chạy

Nếu toàn bộ Lưu trữ tự động hóa Tự hễ của Outlook đã ngừng hoạt động, hãy mở mua đặt auto lưu trữ và bảo đảm an toàn chọn hộp kiểm Chạy auto lưu trữ từng N ngày.

Một mục rõ ràng không lúc nào được lưu lại trữ

Có hai nguyên nhân thường xuyên cho 1 mục nhất mực được loại bỏ khỏi lưu trữ tự động:

Ngày sửa thay đổi của mục là ngày new hơn ngày thiết lập để giữ trữ. Xem thêm cách khắc chế tại cách lưu trữ các mục theo ngày nhận thấy hoặc đang hoàn thành.

Thuộc tính Không lưu giữ trữ auto mục này được chọn cho một mục độc nhất định. Để kiểm tra, mở mục vào một cửa sổ mới, nhấp vào tệp tin > Properties, và bỏ lựa chọn này.

Bạn cũng hoàn toàn có thể thêm trường Không tự động hóa Phục hồi vào chế độ xem Outlook của doanh nghiệp để giành được tổng quan về những mục mà tùy lựa chọn này được chọn.

Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Kho tàng trữ không mở ra trong danh sách thư mục, hãy mở cài đặt tự động hóa lưu trữ cùng xác minh rằng tùy lựa chọn Hiển thị kho tàng trữ trong list thư mục đã có được chọn. Nếu thư mục tàng trữ vẫn ko hiển thị, hãy mở tệp dữ liệu Outlook theo cách thủ công, như được giải thích ở đây.

Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook cần yếu di chuyển ngẫu nhiên mục new nào vào nó. Trong trường đúng theo này, đóng góp Outlook và thực hiện Công cụ thay thế sửa chữa Hộp thư cho (scanpst.exe) để thay thế sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Trường hợp nó ko hoạt động, chiến thuật duy tuyệt nhất là sản xuất một kho tàng trữ mới.

Hộp thư Outlook hoặc tệp tàng trữ có kích thước tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst không thiếu cũng rất có thể ngăn quán triệt Outlook Archive hoạt động.

Nếu tệp archive.pst đã đạt đến giới hạn, hãy dọn sạch sẽ nó bằng cách xóa các mục cũ hoặc tạo thành tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chính đã chiếm lĩnh đến giới hạn, hãy thử xóa một số trong những mục cũ thủ công bằng tay hoặc để trống folder Deleted Items hoặc dịch rời một số mục vào kho tàng trữ của bạn bằng tay hoặc yêu cầu quản trị viên tạm thời tăng kích thước hộp thư của người tiêu dùng và tiếp nối Chạy auto lưu trữ hoặc lưu trữ các mục cũ thủ công.

Xem thêm: Game Làm Bánh Kem Nhà Giáng Sinh, Game Nấu Ăn, Game Banh Giang Sinh Nhieu Tang

Giới hạn mang định cho những tệp .pst là đôi mươi GB trong Outlook 2007 và 50 GB vào Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp cho bạn hiểu rõ hơn về kiểu cách lưu trữ email trong Outlook. Cảm ơn bạn đã đọc với hẹn chạm chán lại bạn ở nội dung bài viết tới của shop chúng tôi vào tuần sau!